תקנות הדיווח

אז מהן ההנחיות החדשות למעסיקים?

 

התקנות החדשות מגדירות למעשה את כל תהליך הדיווח החודשי אשר מבצע המעסיק ביחס להפרשות הפנסיוניות של עובדיו: תכניות פנסיה, ביטוחי מנהלים וקרנות השתלמות.

תקנות הדיווח החדשות חלות על שוק המעסיקים בצורה מדורגת:

 

מעסיקים עם 50 עובדים ומעלה – חייבים כבר היום בכללי הדיווח החדשים

מעסיקים עם 20 עובדים ומעלה – החל מ-1 לפברואר 2018

כלל המעסיקים* – החל מ-1 לפברואר  2019

 

*חריגים אשר אינם מחויבים בתקנות: מעסיק של עד 5 עובדים המשלם באמצעות הרשאה לחיוב חשבון או כרטיס אשראי בסכומים קבועים מדי חודש בחודשו לאחד מהגופים המנהלים.

מה מגדירות התקנות?

התקנות מפרטות מספר הנחיות ברורות למעסיקים בנוגע לתהליך ואופן הדיווח:

 

  • יש לדווח באמצעות הממשק על שינויי סטטוס של עובדים – הפסקת עבודה זמנית או קבועה של עובד וכן להעביר באמצעותו דיווחים מתקנים, בקשות לביטול הפקדות והחזרים כספיים (קיזוזים וביטולים אסורים ובמקומם יש להעביר בקשות להחזר).

 

  • יש להעביר דיווח לגבי הפקדות/העברות כספים שבוצעו בפועל (למשל ציון פרטי צ'ק או העברה בנקאית).

 

  • באחריות המעסיק לבצע בקרה על קבלת ורישום הזכויות על ידי הגופים המוסדיים, כמו גם הטיפול בשגויים.

 

  • על המעסיק להעביר את הדיווח באופן ממוכן ומאובטח באמצעות טכנולוגיה מתאימה להעברת קבצים.

 

  • חשוב לשים לב: המעסיק יכול לייפות את כוחו של צד ג' לביצוע פעולות הדיווח והבקרה בשמו. כלומר המעסיק רשאי לתת למייצג הפועל בשמו את ההרשאה לטיפול בנושא הדיווח החודשי. המייצג יכול להיות רואה חשבון, סוכן או מתפעל כלשהו.

 

  • מבחינת המחויבות של הגופים המוסדיים (החברות המנהלות את תכניות הפנסיה, הביטוח וההשתלמות) – כל גוף מוסדי נדרש לענות תוך 5 ימי עסקים מקבלת הדיווח, תשובה הכוללת פירוט הטיפול בכספים ופירוט רישום הזכויות לעובדים. כל עוד לא הסתיים הטיפול בדיווח, נדרש הגוף המוסדי לשלוח למעסיק היזון חוזר שבועי המפרט את ההפרשות שטרם נרשמו ונמצאות בטיפול.

כיצד ניתן לדווח באופן שיעמוד בדרישות?

ראשית "צפירת הרגעה". המעסיק אינו חייב לעמול על הכנת קבצים במבנה החדש או לפתח בעצמו מערכת דיגיטלית להעברת קבצי הדיווח. כיום רוב תוכנות השכר הקיימות בשוק תומכות בהכנת קובץ דיווח במבנה האחיד וכן קיימים בשוק לא מעט פתרונות וכלים העומדים לרשות המעסיק או הפועל בשמו (רו"ח למשל) לצורך ביצוע התהליך כנדרש.

מה בכל זאת חשוב לוודא:

  • על המעסיק לוודא כי יש לו יכולת להפיק קובץ במבנה האחיד. במידה והוא עובד עם תוכנת שכר עליו לוודא כי קיימת אצלו גרסה עדכנית מטעם חברת השכר התומכת בהפקת קובץ במבנה זה.

 

  • כללי הדיווח החדשים מגדירים כי יש להעביר דיווח לפי שמות "קופות" ולא לפי שמות "חברות מנהלות". לכן על המעסיק לוודא במערכת השכר כי כל הקופות אליהן מופקדים כספים רשומות בצורה מדויקת עם מספר אישור מס הכנסה מתאים לקופה ("מספר הקופה").

 

  • ניתן להיעזר באתר הגמל נט למציאת רשימת הקופות ומספריהן.

 

  • על המעסיק לבחור את הכלי או הפתרון המתאים עבורו, באמצעותו יממש את ביצוע הדיווח הלכה למעשה ובאופן שיעמוד בדרישות החוק, לרבות שליחת קבצי תיקון, קבלת ההיזונים וביצוע הבקרות.

המסלקה הפנסיונית – פתרון מלא במקום אחד

המסלקה הפנסיונית מפעילה פורטל אינטרנטי המאפשר לכל מעסיק או מייצג הפועל בשמו, להעביר את רשימת הדיווח על פי חוק. המסלקה הפנסיונית שהוקמה ביוזמת רשות שוק ההון, פועלת מתוקף מכרז ובפיקוח המדינה. התהליך באתר המסלקה כולל טעינת קובץ מתוכנת שכר אל הפורטל (או הקלדה ידנית במידה ומדובר בכמות קטנה של עובדים) ושידור הקובץ/הקבצים אל חברות הפנסיה והביטוח בלחיצת כפתור. כמו כן מאפשר פורטל המסלקה למעסיק לקבל ולצפות בתשובות המגיעות מן החברות, ובכך לעמוד באחריותו לביצוע הבקרות הנדרשות. בנוסף, המסלקה מאפשרת למעסיקים לבצע את העברת הכספים בפועל (סליקה כספית) במקביל לתהליך הדיווח במידה והם מעוניינים בכך. פתרון המסלקה הוא פתרון נגיש וכן עלותו נמוכה יחסית ואינה עולה על 1 ₪ לת.ז לחודש.

 

כל היתרונות לעבודה באמצעות המסלקה

  • שירות הפועל בפיקוח מלא של משרד האוצר ורשות שוק ההון

 

  • המעסיק או הפועל בשמו עובדים מול מערכת אחת בלבד, אשר מקושרת לכל החברות המנהלות במדינת ישראל: קרנות הפנסיה, חברות הביטוח, קופות הגמל וקרנות ההשתלמות

 

  • חובת הטיפול והמענה של חברות הביטוח והפנסיה לדיווחים העוברים באמצעות המסלקה מוכתבת בחוק ומבוקרת ע"י משרד האוצר

 

  • דוחות המסלקה מוכרים על ידי מס הכנסה והרשויות כמסמכים פורמאליים

 

  • שירותי סליקת כספים מאפשרים התאמה מלאה בין המידע המדווח לכספים המועברים

מה לגבי העברת הכספים בפועל?

אופן תשלום הכספים יכול להמשיך להתבצע באותו האופן כפי שבוצע עד היום (העברה בנקאית, כרטיס אשראי, שובר תשלום, הרשאה לחיוב חשבון או צ'ק), כאשר יש לדווח באמצעות הממשק על אופן העברת הכספים בפועל.

ישנם פתרונות מסוימים בשוק, כמו גם ממשק המסלקה הפנסיונית כפי שתואר, אשר מאפשרים ביצוע של העברות הכספים בפועל בצמוד לתהליך הדיווח.

 לסיכום, חשוב כי כל מעסיק או הפועל בשמו יערך כבר היום לביצוע והטמעת השינויים הנדרשים בתהליך הדיווח, כמו גם יבחר את הפתרון באמצעותו יוכל ליישם את התהליך באופן חודשי.

 

מעוניין במידע נוסף לגבי אופן ההרשמה לממשק המסלקה הפנסיונית? לחץ כאן>>

ברוכים הבאים למסלקה הפנסיונית
בחר סטטוס משתמש לכניסה לאתר:
אני סוכן/יועץ
אני חוסך
אני מעסיק
כניסה
כניסה
כניסה
הכנס לשירות באמצעות:

ברוכים הבאים למסלקה הפנסיונית
בחר דרך הרשמה לאתר ע"פ סטטוס המשתמש שלך:
חוסך
הרשם וקבל את כל המידע הפנסיוני שלך
הרשמה
מעסיק
הרשמה
סוכן/יועץ
עבור להרשמה בעמוד הבית
הרשמה