"היזונים חוזרים" – שם המתאר את ה"מענים" השונים המוחזרים מהיצרנים
השונים עבור קבצי המעסיקים שדווחו אליהם במסגרת הדיווח בממשק האחיד.
לניוווט מהיר בעמוד
כללי
ההיזונים מוחזרים למעסיק (או למייצג הפועל בשמו) תוך פרק זמן המוגדר בחוק, ומוצגים בפורטל המעסיקים של המסלקה, או נשלחים כקבצי XML ישירות לכספת, תלוי בנתיב הגישה שבו אתם עובדים מול המסלקה.
ישנם 4 סוגי היזונים חוזרים:
היזון חוזר ראשוני (משוב א')
ההיזון החוזר הראשוני קשור בתהליכי שידור וקליטת קבצים בין כספות המסלקה הפנסיונית לבין כספות הגופים הפועלים מול המסלקה: לקוחות המסלקה הפועלים באמצעות כספות ואל מול כלל הגופים המוסדיים
מטרת ההיזון החוזר הראשוני הינה דיווח על תקינותו/ אי תקינותו הטכנית של הממשק לגביו מועבר ההיזון החוזר הראשוני
הסבר
שתי רמות של משוב
שימוש במשוב ברמת קובץ ייעשה בשני המצבים:
1. נמצא ליקוי טכני בקובץ אשר אינו מאפשר את עיבוד המידע למערכות המסלקה/היצרן/הלקוח (לדוגמא: שם קובץ שגוי, מבנה או סכימת הממשק לקויה).
2. אישור על תקינות מלאה של הקובץ כולל כל הרשומות
שימוש במשוב ברמת רשומה ייעשה במקרים בהם קובץ נמצא תקין טכנית אך קיימת שגיאה לוגית/טכנית באחת הרשומות בתוך הקובץ
דוגמאות
1. היזון חוזר ראשוני המצביע על תקינות קליטה טכנית ומלאה של הקובץ ששודר:
- ישלח משוב א' ברמת הקובץ – בסוג משוב "שלב א' – משוב טכני" וסוג דיווח 2 אישור על תקינות מלאה של הקובץ ללא פירוט רשומות" ועם קוד שגיאה 15 – "אישור קבלת קובץ תקין"
- (הקובץ + כל הרשומות תקינות)
2. היזון חוזר ראשוני המצביע על שגיאה טכנית בקובץ אשר אינה מאפשרת קליטתו באופן ששודר:
- ישלח משוב א' ברמת הקובץ – בסוג משוב "שלב א' – משוב טכני" וסוג דיווח 1 דחייה ברמת הקובץ ועם קוד שגיאה רלוונטי, למשל: קובץ אינו קריא, שם קובץ לא תקין, מבנה XML לא חוקי, סכימה שגויה, תאריכים שגויים בכיו"ב
3. היזון חוזר ראשוני המצביע על תקינות קליטה טכנית חלקית של הקובץ ששודר:
- ישלח משוב ברמת רשומה – בסוג משוב "שלב א' – משוב טכני" וסוג דיווח 3 אישור על תקינות חלקית של הקובץ ופירוט הרשומות השגויות" ועם קוד שגיאה 15 – "אישור קבלת קובץ תקין"
שני מסלולים (שולח – מקבל):
1. ממשק היזון חוזר ראשוני המועבר בין המסלקה למעסיק/למייצג
- בגין דיווח קובץ שוטף/שלילי ממעסיק למסלקה.
בהיזון חוזר ראשוני המועבר ממסלקה למעסיק / מייצג, במקרה של שגיאה באחת הרשומות שדווחו תחת מנה מסוימת, המסלקה תידחה את כל המנה. במקרה זה יוחזר למעסיק / מייצג ממשק היזון חוזר ראשוני הדוחה את כל המנה ומפרט את השגיאות בכל הרשומות השגויות.
- בגין קליטת היזון חוזר מסכם אצל מעסיק
- בגין קליטת היזון חוזר ראשוני שגוי
במידה והמעסיק / מייצג מעביר למסלקה היזון חוזר ראשוני שגוי בגין היזון חוזר מסכם שהתקבל מגוף מוסדי, המסלקה תשלח לו בתגובה היזון חוזר ראשוני המפרט את השגיאה בהיזון שהועבר ע"י המעסיק / מייצג
2. ממשק היזון חוזר ראשוני המועבר בתהליך בין גוף מוסדי למסלקה
- ממשק היזון חוזר ראשוני המועבר מגוף מוסדי למסלקה בגין דיווח שוטף / שלילי שהועבר אליו ע"י המסלקה.
במקרה של שגיאה באחת הרשומות שדווחו תחת מנה מסוימת, על הגוף המוסדי לדחות את כל המנה. במקרה זה על הגוף המוסדי להחזיר למסלקה ממשק היזון חוזר ראשוני הדוחה את כל המנה ומפרט את השגיאות בכל הרשומות השגויות.
- ממשק היזון חוזר ראשוני המועבר ממסלקה לגוף מוסדי בגין קבלת ממשק היזון חוזר מסכם
- ממשק היזון חוזר ראשוני המועבר מגוף מוסדי למסלקה בגין דיווח שוטף / שלילי שהועבר אליו ע"י המסלקה.
- ההיזון המסכם שהתקבל תקין – יישלח היזון ראשוני – משוב א' תקין
- ההיזון המסכם שהתקבל אינו תקין – יישלח היזון ראשוני משוב ' – דחייה, ומבחינת הלקוח/הפורטל – המנה תופיעה כממתיננה למענה
- ממשק היזון חוזר ראשוני המועבר בין גוף מוסדי למסלקה בגין קבלת ממשק היזון חוזר ראשוני שגוי.
במידה והמסלקה מעבירה לגוף מוסדי היזון חוזר ראשוני שגוי בגין היזון חוזר מסכם שהתקבל ממנו, הגוף המוסדי ישלח למסלקה בתגובה היזון חוזר ראשוני המפרט את השגיאה בהיזון שהועבר על ידה.
לוחות זמנים לשליחת היזון חוזר ראשוני
- היזון חוזר ראשוני ממסלקה למעסיק – יישלח תוך 1 שעה
- היזון חוזר ראשוני ממעסיק למסלקה – יישלח תוך 3 שעות
- היזון חוזר ראשוני מגוף מוסדי למסלקה – יישלח תוך 3 שעות
- היזון חוזר ראשוני ממסלקה לגוף מוסדי – יישלח תוך 1 שעה
בעיות נפוצות
טיפול מומלץ: לוודא כי אכן נשלח הקובץ. במידה וכן, לבדוק מול המוקד האם קיים עיכוב כלשהו בהיזונים או בעיה נקודתית בקליטה
טיפול מומלץ: להפנות למח' השכר. אם לא מצליחים לפתור, לפנות למוקד ולהבין את סיבת השגיאה
היזון שוטף מסכם
גוף מוסדי יעביר היזון חוזר באמצעות קובץ "ממשק מעסיקים – היזון חוזר מסכם", ובו דיווח על קליטת המידע במערכות המידע שלו, תוך התייחסות לרישום הזכויות במרכיבי חשבון קופת הגמל של כל עובד, וסטאטוס הטיפול בכספים שהועברו לגוף המוסדי.
- מועבר תוך 5 ימי עסקים ממועד קבלת הדיווח
- מהווה מענה ראשוני על אופן הקליטה והטיפול של רשימת התנועות והכספים שדווחו
- חייב להכיל התייחסות מלאה לכל תכולת הדיווח (כל המנות וכל הרשומות)
מענה הגוף המוסדי להעברת הכספים
מענה לדיווח השוטף
קוד אמצעי תשלום | שדה | דיווח שוטף | היזון חוזר מסכם |
העברה בנקאית (קוד 1) | קוד פנימי של גורם שולח במסב | _ | _ |
| סכום הפקדה כולל | בשדה זה ידווח הסכום הכולל שהופקד לחשבון הבנק של הגוף המוסדי | _ |
| תאריך ערך הפקדה לחשבון יצרן | יש לדווח בשדה זה את התאריך בו הופקד הכסף בחשבון הקופה | בשדה זה יציג יצרן את תאריך הערך של הכספים כפי שנקלטו בחשבון הבנק שלו |
| מספר אסמכתא להעברת כספים | יועבר בשדה זה מספר האישור על ביצוע העברת התשלום. | בשדה זה יציג יצרן את מס' האסמכתא שהועבר בדיווח השוטף. |
| סך הפקדת מעסיק לקופה/ח.פ | דיווח בשדה זה יכיל את הסכום הכספי שעל הגוף המוסדי להקצות מתוך הסכום הכולל שדווח בשדה מס' 35.1 לצורך כיסוי תנועות העמיתים המדווחות באותה המנה. | בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שהועבר לחשבון הקופה/יצרן כפי שדיווח המעסיק בשדה "סך הפקדת מעסיק לקופה/ח.פ" (שדה מס' 39) ב"ממשק מעסיקים – דיווח שוטף". |
| סך הפקדה לחשבון יצרן – קליטה בפועל |
_ | בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שנקלט בפועל בחשבון הבנק של הקופה/יצרן. |
| סך כספים אשר שויכו לחשבון העובדים |
_ | בשדה זה ידווח סך הכספים אשר שויכו לחשבונות העובדים מתוך סך ההפקדה שנקלטה בחשבון הבנק של הקופה/היצרן תחת מנה מסוימת. |
| סך כספים שהועברו לחשבון מעבר אצל יצרן |
_ | בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שנקלט בחשבון הבנק של הקופה/יצרן תחת מנה מסוימת, אולם לא שוייך לחשבון העובדים |
סליקה באמצעות מסלקה פנסיונית (קוד 5) | קוד פנימי של גורם שולח במסב | _ | _ |
| סכום הפקדה כולל | בשדה זה ידווח הסכום הכולל שהופקד לחשבון הבנק של הגוף המוסדי | _ |
| תאריך ערך הפקדה לחשבון יצרן | יש להשאיר ריק. המסלקה שותלת את התאריך שבו הועבר הכסף לקופה | בשדה זה יציג יצרן את תאריך הערך של הכספים כפי שנקלטו בחשבון הבנק שלו |
| מספר אסמכתא להעברת כספים | יש להשאיר ריק. המסלקה שותלת את מס' האסמכתא המתקבל ממס"ב. | בשדה זה יציג יצרן את מס' האסמכתא שהועבר בדיווח השוטף. |
| סך הפקדת מעסיק לקופה/ח.פ | דיווח בשדה זה יכיל את הסכום הכספי שעל הגוף המוסדי להקצות מתוך הסכום הכולל שדווח בשדה מס' 35.1 לצורך כיסוי תנועות העמיתים המדווחות באותה המנה. | בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שהועבר לחשבון הקופה/יצרן כפי שדיווח המעסיק בשדה "סך הפקדת מעסיק לקופה/ח.פ" (שדה מס' 39) ב"ממשק מעסיקים – דיווח שוטף". |
| סך הפקדה לחשבון יצרן – קליטה בפועל |
_
| בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שנקלט בפועל בחשבון הבנק של הקופה/יצרן. |
| סך כספים אשר שויכו לחשבון העובדים |
_
| בשדה זה ידווח סך הכספים אשר שויכו לחשבונות העובדים מתוך סך ההפקדה שנקלטה בחשבון הבנק של הקופה/היצרן תחת מנה מסוימת. |
| סך כספים שהועברו לחשבון מעבר אצל יצרן |
_ | בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שנקלט בחשבון הבנק של הקופה/יצרן תחת מנה מסוימת, אולם לא שוייך לחשבון העובדים |
הרשאה לחיוב חשבון/ הוראת קבע (קוד 6) | קוד פנימי של גורם שולח במסב | _ | _ |
| סכום הפקדה כולל | בשדה זה ידווח הסכום הכולל שהופקד לחשבון הבנק של הגוף המוסדי | _ |
| תאריך ערך הפקדה לחשבון יצרן | יש לדווח בשדה זה את התאריך בו הופקד הכסף בחשבון הקופה | בשדה זה יציג יצרן את תאריך הערך של הכספים כפי שנקלטו בחשבון הבנק שלו |
| מספר אסמכתא להעברת כספים | יועבר בשדה זה הערך 000. | יועבר בשדה זה מס' אסמכתא של מס"ב או אסמכתא אחרת של הבנק |
| סך הפקדת מעסיק לקופה/ח.פ | דיווח בשדה זה יכיל את הסכום הכספי שעל הגוף המוסדי להקצות מתוך הסכום הכולל שדווח בשדה מס' 35.1 לצורך כיסוי תנועות העמיתים המדווחות באותה המנה. | בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שהועבר לחשבון הקופה/יצרן כפי שדיווח המעסיק בשדה "סך הפקדת מעסיק לקופה/ח.פ" (שדה מס' 39) ב"ממשק מעסיקים – דיווח שוטף". |
| סך הפקדה לחשבון יצרן – קליטה בפועל |
_ | בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שנקלט בפועל בחשבון הבנק של הקופה/יצרן. |
| סך כספים אשר שויכו לחשבון העובדים |
_ | בשדה זה ידווח סך הכספים אשר שויכו לחשבונות העובדים מתוך סך ההפקדה שנקלטה בחשבון הבנק של הקופה/היצרן תחת מנה מסוימת. |
| סך כספים שהועברו לחשבון מעבר אצל יצרן |
_ | בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שנקלט בחשבון הבנק של הקופה/יצרן תחת מנה מסוימת, אולם לא שוייך לחשבון העובדים |
סליקה באמצעות מסב (קוד 7) | קוד פנימי של גורם שולח במסב | _ | _ |
| סכום הפקדה כולל | בשדה זה ידווח הסכום הכולל שהופקד לחשבון הבנק של הגוף המוסדי | _ |
| תאריך ערך הפקדה לחשבון יצרן | יש לדווח בשדה זה את התאריך בו הופקד הכסף בחשבון הקופה | בשדה זה יציג יצרן את תאריך הערך של הכספים כפי שנקלטו בחשבון הבנק שלו |
| מספר אסמכתא להעברת כספים | יועבר בשדה זה מספר האישור על ביצוע העברת התשלום המתקבל ממס"ב. | בשדה זה יציג יצרן את מס' האסמכתא שהועבר בדיווח השוטף. |
| סך הפקדת מעסיק לקופה/ח.פ | דיווח בשדה זה יכיל את הסכום הכספי שעל הגוף המוסדי להקצות מתוך הסכום הכולל שדווח בשדה מס' 35.1 לצורך כיסוי תנועות העמיתים המדווחות באותה המנה. | בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שהועבר לחשבון הקופה/יצרן כפי שדיווח המעסיק בשדה "סך הפקדת מעסיק לקופה/ח.פ" (שדה מס' 39) ב"ממשק מעסיקים – דיווח שוטף". |
| סך הפקדה לחשבון יצרן – קליטה בפועל |
_ | בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שנקלט בפועל בחשבון הבנק של הקופה/יצרן. |
| סך כספים אשר שויכו לחשבון העובדים |
_ | בשדה זה ידווח סך הכספים אשר שויכו לחשבונות העובדים מתוך סך ההפקדה שנקלטה בחשבון הבנק של הקופה/היצרן תחת מנה מסוימת. |
| סך כספים שהועברו לחשבון מעבר אצל יצרן |
_ | בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שנקלט בחשבון הבנק של הקופה/יצרן תחת מנה מסוימת, אולם לא שוייך לחשבון העובדים |
הרשאה לחיוב חשבון מעסיק על סמך קובץ (קוד 9) | קוד פנימי של גורם שולח במסב | _ | _ |
| סכום הפקדה כולל | יש לדווח את הסכום שרשום בשדה 39 "סך הפקדת מעסיק לקופה". | _ |
| תאריך ערך הפקדה לחשבון יצרן | יש להעביר את תאריך הדיווח. | יציג יצרן בשדה זה את תאריך הערך של הכספים שנקלטו. |
| מספר אסמכתא להעברת כספים | יועבר בשדה זה הערך 000. | יועבר בשדה זה מס' אסמכתא של מס"ב או אסמכתא אחרת של הבנק |
| סך הפקדת מעסיק לקופה/ח.פ | יש לדווח את הסכום המבוקש מהמוסדי לחיוב החשבון. | יצויין בשדה זה הסכום שאישר המעסיק ליצרן לגבות מחשבונו שזה בעצם הסכום שרשם המעסיק בשדה זה בדיווח השוטף. |
| סך הפקדה לחשבון יצרן – קליטה בפועל |
_ | יציג יצרן בשדה זה את סך הכספים שגבה מחשבון המעסיק בפועל. |
| סך כספים אשר שויכו לחשבון העובדים |
_ | בשדה זה ידווח סך הכספים אשר שויכו לחשבונות העובדים מתוך סך הכספים שגבה מחשבון המעסיק. |
| סך כספים שהועברו לחשבון מעבר אצל יצרן |
_ | בשדה זה יציג יצרן את סך התשלום שגבה מחשבון המעסיק אולם לא שוייך לחשבון העובדים |
מענה לדיווח שלילי
השדה | דיווח שלילי | דיווח שוטף | היזון חוזר מסכם |
| קוד פנימי של גורם שולח במסב | _ | יציג יצרן את קוד המוסד של הגוף המוסדי במס"ב. |
| סכום הפקדה כולל | יש לציין בשדה זה את סכום ההפקדה המקורי שבגינו המעסיק מבקש לקבל השבת תשלום. |
_ |
| תאריך ערך הפקדה לחשבון יצרן | לא רלבנטי לממשק דיווח שלילי | היצרן יציג את תאריך הערך של התשלום המוחזר למעסיק. |
| מספר אסמכתא להעברת כספים | לא רלבנטי לממשק דיווח שלילי. | יציג יצרן את מספר האסמכתא של ההפקדה שהועברה לחשבון המעסיק. |
| סך הפקדת מעסיק לקופה/ח.פ | בשדה זה יוגדר הסכום שמבקש מעסיק לקבל מהקופה בגין תשלום שהופקד ביתר. | יש להציג את גובה הסכום שהמעסיק ביקש מהקופה/יצרן להחזיר לחשבונו כפי שדווח ב"ממשק מעסיקים – דיווח שלילי" בשדה מס' 39. |
| סך הפקדה לחשבון יצרן – קליטה בפועל | _ | ידווח סך הסכום שהיצרן אישר להחזיר למעסיק לפני ניכוי מס. |
| סך כספים אשר שויכו לחשבון העובדים | _ | יש להעביר בשדה זה את סך התשלום שהוחזר למעסיק בפועל לאחר ניכוי מס, ככל שנוכה מס כאמור. |
| סך כספים שהועברו לחשבון מעבר אצל יצרן | _ | שדה זה יכיל את סך התשלום שהיצרן לא אישר להשיב למעסיק. |
בעיות ושאלות נפוצות
אופן הצפייה בהיזונים חוזרים
תשובה: אצל חלק מהגופים המוסדיים המערכות מוציאות היזונים במועדים/ימים קבועים ולאו דווקא עם סיום הטיפול בקליטת הדיווח או ב-SLA הנותר לשליחת היזון שוטף. כלומר לעתים היזון שוטף לא משקף את הסטטוס הסופי של איתור הכספים ושיוך התנועות בשל הוצאת מוקדם ביחס למועד הדיווח. במקרים אלה למעשה ישתקף הסטטוס הרלוונטי רק בהיזון השבועי הראשון
תשובה:
- סטטוס 1 = "נקלט": תנועות אשר שויכו לחשבון העובד (כולל נתוני הרישום בפועל).
- סטטוס 2 = "בטיפול החברה המנהלת": תנועות אשר טרם שויכו לחשבון העובד. החברה המנהלת מחויבת להמשיך לדווח על תנועות אלו בהיזון השבועי עד לסיום טיפול.
- סטטוס 3 = "נדחה": תנועות אשר לא שויכו ולא ניתנות לטיפול ע"י החברה המנהלת.
היזון מסכם שבועי
גוף מוסדי יעביר למעסיק היזון חוזר מסכם שבועי באמצעות קובץ "ממשק מעסיקים – היזון חוזר מסכם" ובו התייחסות למצב קליטת המידע ורישום הזכויות במערכות החברה ולמצב הטיפול בכספים.
- מועבר בכל יום א' (או ביום העסקים הראשון בשבוע במידה ויום א' אינו יום עסקים)
- מטרתו לאפשר למעסיק לזהות תנועות ומנות "סגורות" – כאלה שהטיפול בהן הסתיים, וכן לזהות תנועות ומנות "פתוחות" בהן קיימת בעיה המונעת מהחברה המנהלת לקלוט את התנועה
כולל סטטוס עדכני של תנועות שהיו בהיזון הקודם בסטטוס 2 = "בטיפול החברה המנהלת" בנוסף לתנועות אשר הסטטוס שלהן עודכן מאז ההיזון האחרון
שאלות/ בעיות נפוצות
אופן הצפייה בהיזונים חוזרים
כן, במסך הבית בקישור "ריכוז דו"חות מענים לבקשות":
בעמוד הבא תוכל לסנן לפי חודש דיווח, שם מעסיק, שם חברה מנהלת ושם קובץ שדווח:
עד 24 שעות לאחר הזמנת הדו"ח הוא יופיע בעמוד זה וניתן להוריד את הקובץ בפורמט אקסל. הקובץ שירד מכיל לשונית סטטוס התנועות, לשונית סטטוס הכספים וכן לשונית עם אי התאמות (במידה והתגלו כאלה) בין הדיווח והמענה בתנועות שנקלטו.
תשובה: שיוך הכספים לזכות העובד משתקף לפי סטטוס התנועות שהתקבלו עבורו בהיזון, ורק אם מופיעות כ"נקלט" (אין שגיאה). היזון ברמת הכספים "תשלום נפרע במלואו" לרוב מצביע על כך שהעברת הכספים אותרה במערכות החברה המקבלת.
תשובה: לא בהכרח. ייתכנו מצבים של סטטוס תנועות שונה בתוך אותה מנה: למשל שתנועות מסויימות ייקלטו תקין (סטטוס 1), תנועות אחרות יהיו ב"המשך טיפול" (סטטוס 2) ואף שתנועות מסויימות יידחו (סטטוס 3). יש להמשיך את הבקרה והמעקב ברמת התנועות עד סגירת הטיפול לפי המקרה הנדון.
תשובה: המנה לא כוללת הפרשה ולכן אין העברת תשלום. לעתים ניסוח סטטוס הטיפול בכספים ייראה כשגיאה כשאין כך הדבר בפועל. יש לבדוק את המענה שהתקבל ברמת הרשומות, שם ניתן לראות אם הדיווח נקלט:
תשובה: יש ליצור קשר עם המסלקה הפנסיונית ולהעביר את פרטי המנה והאסמכתאות הרלוונטיים לסגירתה, לטובת ביצוע תהליך סגירת הטיפול באופן ידני ולעדכן במערכות כי המנה סגורה.
פיתרון: לפנות לאיש הקשר בגוף המוסדי ולבדוק האם הרשומות עדיין בסטטוס זה.
במידה וכן לוודא כי השלמת את חובותיך לגוף המוסדי. במידה ועברו 10 ימי עסקים ממועד ההיזון הראשון והרשומה עדיין בסטטוס זה – ניתן לדווח למשרד האוצר. במידה ולא – לפנות למוקד שירות הלקוחות
פיתרון: לבדוק בפורטל המסלקה – האם מופיע חיווי כי המסלקה דחתה את ההיזון ששלח הגוף המוסדי
במידה וכן – לבדוק מול הגוף המוסדי. במידה ולא – לבדוק מול הגוף המוסדי האם שלח היזונים חוזרים מעודכנים למסלקה. אם שלח, לפנות למוקד שירות הלקוחות
פיתרון: צבע אדום מעיד על אי התאמה מהותית בין נתוני המענה לנתוני הדיווח.
יש לבדוק את אי ההתאמות ולוודא שהנתונים נקלטו כהלכה אצל הגוף המוסדי.
במידה ולא – ליצור קשר עם הגוף המוסדי
פיתרון: ניתן להפיק בפורטל דוח היזונים חוזרים למעסיק (כקובץ אקסל) תוך הגדרת חתך לדוח (מעסיק, יצרן, חודש דיווח, שם קובץ) ולהזמין את הדוח – ישתקף בפורטל תוך 24 שעות וניתן להוריד למחשב
טיפול מומלץ: הזמנת דוח היזונים למעסיק וביצוע סיכומים ברמת העובד
טיפול מומלץ: פנייה לגוף המוסדי לבירור סיבת העיכוב בטיפול, תוך ציון העובדה שלפי התקנות על גוף מוסדי לסיים טיפול בתנועת העובד תוך 10 ימי עסקים משליחת ההיזון השוטף.
בנוסף, בירור מול מוקד השירות של המסלקה
סיבות אפשריות להימצאות הפער:
- הגוף המוסדי עדכן סטטוס תנועה ישירות בקופה, אך לא הוציא היזון חוזר תואם למסלקה
- הגוף המוסדי הוציא היזון חוזר לעדכון סטטוס התנועה בקופה, אך ההיזון החוזר לא נקלט במסלקה (לא תקין/נדחה)
טיפול מומלץ: פנייה למוקד שירות לקוחות המסלקה לעדכן על הבעיה, ולבקש בירור – האם ייתכן כי הגוף המוסדי שלח היזונים חוזרים שלא נקלטו במסלקה?
במידה וכן – באחריות המסלקה (מול הגוף המוסדי) קליטת ההיזון החוזר
במידה ולא – הגשת פניית איכות לגוף המוסדי באתר המסלקה והמשך טיפול של המסלקה מול הגוף המוסדי
לא התקבל היזון חוזר
בפועל לא נשלח הקובץ למסלקה
לבדוק בפורטל – אם הדיווח עדיין במצב "טיוטה" (טרם עבר ללשונית "בקשות שנשלחו") יש להשלים את תהליך עריכת הטיוטה
לתמיכה טכנית בתהליך הדיווח, צור קשר עם מוקד שירות הלקוחות
- הקובץ הגיע למסלקה אבל לא נשלח לגוף המוסדי.
- הקובץ נשלח לגוף המוסדי ונדחה על ידו
- הקובץ הגיע לגוף המוסדי אך הוא עדיין לא שלח היזון מסכם
- הגוף המוסדי שלח היזון אך הוא נדחה ע"י המסלקה
לבדוק בפורטל במסך "בקשות שנשלחו" שהקובץ מוצג תחת חודש הדיווח המתאים
לבדוק האם קיים חיווי בפורטל כי ההיזון נדחה ע"י המסלקה. במידה וכן – פנה לגוף המוסדי לבירור
במידה ולא – לבדוק מול מוקד שירות הלקוחות האם קובץ הדיווח הועבר לגוף המוסדי והאם נקלט אצלו באופן תקין
היזון על דיווח שלילי
בדיקת הדיווחים השלילים שדווחו במהלך החודש בהשוואה להיזונים שהתקבלו (צפייה בפורטל ברמת העובד). לבצע סיכומים ברמה חודשית ופנייה לגוף המוסדי בהתאם לתוצאות
שונות
חשוב לחדד: חובת המעסיק: הגדלת שיעורי ההפקדה במערכות השכר, ודיווחן.
חובת חברות הביטוח – פתיחת פוליסות חדשות "הפרשיות"
חובת סוכן הביטוח – העברת הנחיות מבעוד מועד למעסיק
טיפול מומלץ: 1. פנייה לעובד ולסוכן לקבלת הנחיות ומילוי טפסים לתוכנית חדשה/הפרשית או קרן פנסיה. 2. בדיקה מול חברת הביטוח – ברמה של גודל ההפרשה שדווחה מתוך השכר ולא לגבי הפוליסות.
חברת הביטוח מוציאה מכתב – דרישה להגדלת שיעורי הא.כ.ע, ולרוב אינה מציינת בכמה
המעסיק פונה לסוכן לקבלת הבהרות/הנחיות אך לרוב הסוכן מתנער ממתן סיוע מהסיבה כי איננו מתפעל של פנסיית העובד.
טיפול מומלץ: לפנות לעובד, למסור לו את הודעת חברת הביטוח, ולהסביר לו שעליו לבקש מהסוכן: שיאריך את תקופת הפוליסה או שיפתח פוליסה חדשה, ולבקש כי יעביר תשובה בהקדם האפשרי.
להדגיש לעובד כי במידה ולא יועברו הנחיות חדשות להפקדות חובת המעסיק להפקיד בקרן ברירת מחדל
טיפול מומלץ:
לוודא טרם שליחת דיווח, כי כל טפסי ההצטרפות לחברת הביטוח נקלטו תקין וכמו כן, בוצע רישום בחברת הביטוח על שם המעסיק.
להעביר את הדיווח לקופה רק לאחר אישור המבוטח כי אכן סיים טיפול בהצטרפות לקופה והעביר אישור הצטרפות לקופה
טיפול מומלץ:
בדיקת הדיווח והתשלום – בדיקת הדיווחים של מס' חודשים בפורטל המסלקה.
במקרה של דחיית תנועת העובד – יש לבדוק מה סיבת הדחייה ולפעול בהתאם ישירות מול הקופה.
במקרה של אי קבלת היזון שוטף – לפנות למוקד שירות הלקוחות של המסלקה
היזון שנתי
- גוף מוסדי יעביר למעסיק דיווח באמצעות קובץ "ממשק מעסיקים – היזון חוזר מסכם שנתי" ובו פירוט סך הכספים שהופקדו לכל עובד בקופה במהלך שנת המס.
- מועבר ב"דחיפה" ע"י החברה המנהלת בסוף כל שנה.
- החברה המנהלת מחויבת בהעברת ההיזון עד ה- 28 בפברואר של השנה העוקבת לשנת הדיווח, בגין כל העובדים לגביהם הועבר דיווח ע"י המעסיק באמצעות הממשק האחיד לפחות פעם אחת במהלך השנה. מכיל פירוט של סך הכספים שהפקיד המעסיק לעובדיו במהלך שנת המס, תוך ציון סך ההפקדה השנתית שהופקדה בגין כל עובד למוצר מסוים במהלך השנה ושנקלטה בחשבון העובד.
- המסלקה קולטת היזונים שנתיים המתקבלים עבור לקוחות הרשומים במערכת המסלקה בלבד
בעיות/שאלות נפוצות
אופן הצפייה בהיזונים חוזרים.
משתמשי כספות – מקבלים אותו "בפוש" אוטומטית לכספת (קוד מזהה סוג ממשק המופיע בשם הקובץ: "EMPYRL")
משתמשי פורטל – מתקבל "בפוש" אוטומטית מהיצרן ומשתקף במסך הראשי בקוביה המיועדת:
תקלה בצפייה בהיזונים החוזרים בפורטל המעסיקים
פתרון: למרות שעל הקופה לשלוח היזון שנתי למעסיק מבלי שיהיה עליו לבקש זאת, בפועל חלק מהגופים עדיין לא מבצעים זאת באופן מלא. יש ליצור קשר עם הקופה
בעיות איכות בנתוני ההיזון החוזר
פתרון: המסלקה מציגה את ההיזונים כפי שאלה מגיעים מהגוף המוסדי ואינה אמונה על מהות ותוכן ההיזון. יש לפנות לגוף המוסדי לבירור נוסף
