ממשק הדיווח השוטף מרכז את כל המידע הנדרש על ידי המעסיק, לדיווח לגוף מוסדי
בגין הפקדות תשלומים שביצע לחיסכון הפנסיוני של עובדיו.
ממשק הדיווח השוטף מדווח במתכונת ה"מבנה האחיד".
לניוווט מהיר בעמוד
דיווח שוטף לראשונה
היערכות נתונים במערכת השכר
גוף מנהל | ח.פ גוף מנהל | שם הקופה | קידוד אחיד/אוצר |
מנורה מבטחים פנסיה וגמל בע"מ | 512245812 | מבטחים החדשה | 512245812000000000001680000000 |
המספר: 512245812 – מציין את מספר הח.פ של הגוף המנהל את הקופה
המספר: 168 – מציין את מספר אישור מס הכנסה של הקופה (א.מ.ה)
לקבלת רשימת קידודים אחידים של הקופות לחץ כאן
ניתן לבדוק מול הסוכן או בחוזה העבודה של העובד. עבודה עם "טופס קוביות" (דוגמה)
במידה ומשלמים באמצעות הרשאה לחיוב חשבון (קוד 6 / 9), יש לוודא מול הקופה כי הושלמו כל התנאים לפתיחת הרשאה כאמור.
דיווח שוטף רגיל (ראשון)
באתר המסלקה הפנסיונית נכנסים לאיזור האישי דרך לשונית מעסיקים
אחרי שבוחרים כרטיס חכם / טוקן, מזינים את פרטי אמצעי הזיהוי האישיים:
בתוך משבצת "הכנה ושידור דיווח חודשי" בוחרים ב"דיווח שוטף חדש":
נותנים שם לדיווח החדש ובוחרים – הקלדת נתונים ידנית או טעינת קובץ XML:
מצרפים את קובץ הדיווח הרצוי מתוך המחשב:
המערכת בודקת את תקינות הקובץ – אם תקין, תופיע לאחר מס' דקות טיוטה עם תיאור הדיווח לטובת המשך התהליך:
אם הקובץ אינו תקין תוצג הודעה ובה פירוט השגיאה הרלוונטית:
את המשך דיווח הטיוטה התקינה מבצעים מהקישור המתאים:
בוחרים בטיוטה המתאימה שאותה רוצים לדווח:
במסך הראשון יוצגו נתוני הפרשות העובדים עבור כל קופה מתוך קובץ הדיווח:
את הנתונים ניתן לערוך ידנית ואף למחוק רכיבי הפרשה/עובדים במידת הצורך. חשוב(!) לעדכן את השינויים במקביל גם במערכת השכר כדי לשמור על התאמה:
לפני השלב הבא, המערכת בודקת את תקינות הפרשות העובדים:
עוברים למסך הפקדות כספיות, מוצג לפי חברה מנהלת וקופה אליה מועבר הכסף:
בוחרים את אמצעי התשלום לקופה ושאר פרטי ההפקדה הכספית הנדרשים
מסך סליקה כספית – רלוונטי למעסיק שנרשם מראש לשירות ובחר בקוד זה:
המשך תצוגת מסך סליקה כספית (טרם אישור הפקת קובץ למס"ב):
טרם אישור התהליך תוצג במסך תשלום עלות הדיווח על פי המסלול שבחר המעסיק (לדוג': 1 ש"ח לעובד מדווח)
בסיום התהליך יוצגו כל המנות שהועברו לחברות המנהלות כחלק מהדיווח, עם פרטי התנועות והכספים של כל מנה ומס' תיק המסלקה הייחודי שלה
שאלות שונות
תשובה:
כן, ללא הגבלה
תשובה:
לדווח באותה מנה מס' בלוקי הפרשות נפרדים,
למשל:
דיווח עבור מנה/קופה מסוימת אחת:
בלוק 1: שכר בסיס 10,000 ש"ח, תגמולי עובד 5%
בלוק 2: שכר שעות נוספות 2,000 ש"ח, תגמולי עובד 0.5%
תשובה:
כן, ניתן לדווח רשימות עובדים נפרדות עבור אותה הקופה. הדיווח יבוצע ב"מנות" נפרדות, כאשר בכל מנה ידווח בלוק העברת כספים, בלוק רשימות העובדים וכיוב
תשובה: עד 2 ימי עסקים מיום הדיווח
תשובה:
כן, ניתן לדווח קובץ מרובה מעסיקים ללא הגבלה
אפשרויות תשלום לקופה
את דיווח המעסיק יש לבצע במועד שבו שולמו/הופקדו הכספים לקופה. (למעט במקרים של תשלום באמצעות הוראת קבע/הרשאה לחיוב חשבון בהם התשלום בפועל מתבצע כעבור 1-2 ימי עסקים מיום דיווח הקובץ לקופה)
טרם ביצוע הפקדה כספית, יש לברר מול הקופה/הגוף המוסדי מהם פרטי חשבון הבנק לביצוע הפקדות מעסיקים
העברת כספים שלא באמצעות המסלקה הפנסיונית – פרטים שיש למלא בדיווח
סוג אמצעי תשלום | תאריך ערך | אסמכתא | פרטי בנק מעסיק | פרטי בנק קופה |
העברה בנקאית | תאריך התשלום בפועל | מספר האישור של הבנק על ביצוע העברת התשלום. | פרטי בנק של המעסיק | יש לדווח עם אפסים מובילים |
המחאה | תאריך תשלום בפועל (המערכת תאפשר להעביר תאריך ערך עתידי) | מס' המחאה | פרטי בנק של המעסיק | רשות |
כרטיס אשראי (לא נפוץ) | תאריך תשלום בפועל | מס' האסמכתא שהתקבל מחברת שירות הסליקה | "000" | רשות |
סליקה באמצעות מסלקה פנסיונית | תאריך תשלום בפועל | מס' אסמכתא יחולל ע"י המסלקה הפנסיונית | "000" | רשות |
הרשאה לחיוב חשבון/הוראת קבע | תאריך תשלום בפועל (המערכת תאפשר להעביר תאריך ערך עתידי) | "000" | בנק: 000 סניף: 000 חשבון: 20 אפסים | רשות |
סליקה באמצעות מסב | תאריך תשלום בפועל | מס' אסמכתא ממסב | פרטי בנק של המעסיק | רשות |
הרשאה לחיוב חשבון של מעסיק על סמך קובץ דיווח שהועבר לגוף מוסדי | תאריך תשלום בפועל | "000" | "000" | רשות |
העברת כספים באמצעות המסלקה הפנסיונית
דיווח שוטף – פעולות מתקנות
סוגי פעולות מתקנות
הסבר – משמש לדיווח על תיקון פרט כלשהו בדיווח המקורי אשר אינו מלווה בהפקדת כספים נוספת או בגריעה של זכויות לעובד.
1. שימוש בקוד זה ייעשה במקרה שהתקבלה מגוף מוסדי הודעה על כך שרשומה לא נקלטה ונדרש טיפול מעסיק
2. יודגש כי בתיקון באמצעות קוד 2 יש להעביר את כל הפרטים הקשורים לרשומה המקורית שדווחה
3. יובהר כי ככל שהדיווח המתקן באמצעות קוד 2 מתייחס לתוספת בהפרשה יש להעביר דיווח בבלוק "פיצול הפרשות עובד בקופה" אך ורק על התוספת להפרשה (דלתא) ולא על ההפרשה המלאה.
הסבר – משמש לצורך דיווח על תיקון פרט ברשומה ועל העברת הפקדה נוספת לחשבון היצרן –
ניתן לתקן כל נתון בתנועה המקורית,
כאשר סכום ההפקדה המדווח יהיה התוספת על ההפקדה המקורית (ולא הסכום כולו)
1. בתיקון באמצעות קוד 3 יש להעביר את כל הפרטים הקשורים לרשומה המקורית שדווחה
2. יש להעביר בבלוק "פרטי העברת כספים" ובבלוק "פיצול הפרשות עובד בקופה" אך ורק את המידע לגבי התוספת להפקדה והתוספת להפרשה ואין להעביר דיווח על פרטי ההפקדה/ההפרשה המלאה
ניתן לדווח בפורטל וגם בכספות
הסבר – שימוש בפעולה מתקנת זו נדרש כאשר המעסיק העביר לקופה (לחשבון הבנק) סכום כספי חלקי וכעת עליו להעביר סכום כספי שנותר לקופה (ללא שינויי בדיווח ההפרשות)
המצבים שמשתמשים בפעולה זו –
1. כאשר מועבר דיווח על תשלום לגוף מוסדי באמצעות שני אמצעי תשלום, ובלבד שתשלום כאמור הועבר באותו תאריך ערך (למשל העברה משני חשבונות בנק שונים)
2. כאשר התקבל היזון חוזר המצביע על "חוסר תשלום" ובעקבותיו מועבר דיווח על תשלום הסכום החסר, וזאת ללא צורך בהעברת רשימת תנועות חדשה.
יובהר כי בעת שימוש בקוד 8 חלה חובה לדווח בקובץ ממשק מעסיקים את פרטי הזיהוי של ההפקדה המקורית
בשדה מספר זיהוי קודם/ מס' תיק מסלקה קודם
ניוסף על כך, שימוש בקוד 8 לצורך העברת דיווח על הפקדה באמצעי תשלום שונים יתאפשר ובלבד שדיווח על הפקדות כאמור יועבר באמצעות אותו קובץ.
3. הצגת תהליך הדיווח –
בוחרים בסוג הפעולה במשבצת "דיווח שלילי / הפקדה נוספת":
המשך הדיווח בהתאם לנתוני הקובץ שמטעינים שמקורו במערכת השכר ולפי פירוט המסכים שהוצג בתיאור הדיווח
מקרים שבהם לא ניתן לעשות שימוש בפעולות מתקנות תנועות עם/ ללא הפקדה כספית
(כלומר, העביר קוד 1 = "נקלט" בשדה "רשומה נקלטה" בממשק היזון חוזר מסכם) אלא אם מדובר בתוספת להפקדה או להפרשה.
תיקונים אלה יעשו אך ורק באמצעות הממשק השלילי
דיווח שוטף - בעיות שוטפות
בעיות בטעינת קובץ
אני לא מצליח לטעון קובץ: מתקבל סימן "אין כניסה", צירפתי קובץ אך מקבל הודעה "הוסף קובץ"
- לעתים שומרים קובץ מתכנת השכר ומשנים את השם שלו – זה יכול לפסול את טעינת הקובץ.
- יכולה להיות טעות בספרת חפ, או חפ אחר שאין למדווח הרשאה לדווח עבורו.
יש לשמור על שם הקובץ ועל הסיומת שלו כפי שהופק מתכנת השכר – כדי לוודא שעומד בכללי המבנה האחיד.
המערכת מדווחת (באנגלית) הודעת שגיאה עם פירוט טכני של הבעיה שהתגלתה, כגון: ערך לא חוקי בשדה, ח.פ גורם שולח לא תואם לשם הקובץ, קובץ לא במבנה XML, מספר קובץ לא תקין
יש להדפיס את ההודעה שעל המסך ולהעביר לטיפול של תוכנת השכר
שם קובץ לא תקין/לא תואם לרישום במסלקה
ייתכן ונרשם בילבול בין ח.פ מייצג לזה של המעסי
במידה וקיים מייצג, יש לוודא כי החפ שלו הוא זה שמופיע בשם הקובץ, וחפ המעסיק המדווח מופיע בשדות המיועדים לכך בתוכן הקובץ.
טענתי קובץ אך איני רואה טיוטה
- לקראת ה-15 לחודש מעסיקים ומייצגים רבים מתחברים לפורטל במטרה לדווח.
- משך טעינת הקובץ עשוי להיארך מעט יותר זמן בימים אלה.
- אפשרות נוספת היא כאשר יש חברות בנות – נוצר בלבול בפרטי חפ שולח לבין חפ מעסיק. בבלוק העברת כספים מכניסים בטעות את פרטי החפ הראשי במקום את זה של חברת הבת ואז הטיוטה לא תופיע תחת חברת הבת אלא תחת המעסיק הראשי.
בימים בהם קיים עומס חריג, לעתים רצוי לתת למערכת כחצי שעה להציג את הטיוטה לטובת עריכתה וסיום הדיווח.
כמו כן, במידה וקיים מייצג יש לוודא כי החפ הנכון מופיע בבלוק המתאים. ייתכן ובשל בילבול בנתונים בקובץ, טיוטת הדיווח תופיע תחת היישות הראשית של המייצג ולא תחת המעסיק הרצוי.
- דיווח "סוג פעולה" שאינו מתאים לסוג הדיווח
- דיווח "סוג פעולה" לא פעיל בפורטל המסלקה – דיווח קובץ עם פעולות מתקנות 3/2
- לקוח שאינו רשום לסליקת כספים מדווח קוד אמצעי תשלום = "סליקה באמצעות מסלקה פנסיונית"
- דיווח "קוד נמען לא תקין"
- דיווח קופה עם קידוד אחיד שגוי/ לא קיים/ לא פעיל
- דיווח סוג קופה שאינו תואם לקידוד הקופה
יש להדפיס את ההודעה שעל המסך ולהעביר לטיפול של המעסיק או ספק תוכנת השכר שלו
מקרים שבהם לא ניתן לעשות שימוש בפעולות מתקנות תנועות עם/ ללא הפקדה כספית
כללי
בעיות בנושאים להלן ניתנים לתיקון בתהליך הדיווח
- תיקון נתונים מנהליים, נתוני שכר, הפרשות, וכו'
- דיווח הפרשות לעובד בסטטוס הפסקת עבודה
- דיווח סוג הפרשה "פיצויים" בסוג קופה "קרן השתלמות"
- דיווח כפול של אותו סוג הפרשה לאותו עובד באותו חודש
אופן טיפול מומלץ לתיקון השגיאות:
- הפקת קובץ דיווח מתוקן באמצעות תוכנת השכר
- תיקון רטרואקטיבי של הנתונים בחודש הדיווח הבא
- תיקון ידני של השגיאות בפורטל ועדכון מערכת השכר
בעיות נפוצות:
בעיות קשורות לדיווח סטטוס עובדים (חל"ת, הפסקת עבודה)
תשובה:
בחודש האחרון שבו עבד העובד, בו עבד אפילו יום/שעה אחת בלבד – דיווח שוטף רגיל
בחודש הבא לאחר מכן שבו העובד לא עבד כלל ובלל – דיווח אחרון לעובד בסטטוס "סיום עבודה"
תשובה:
בחודש הראשון שבו העובד לא עבדה כלל – דיווח העובדת בסטטוס עובד – חופשת לידה עם ציון מועד תחילת הסטטוס
- כיצד מדווחים על עובד שיצא לחל"ת וכיצד מדווחים לאחר שחזר מהחל"ת?
- בעת יציאה לחל"ת, יועבר דיווח לגבי החלק בחודש שבו עבד העובד. לגבי החלק בחודש בו השתנה הסטאטוס של העובד במקום העבודה, יועבר דיווח בחודש העוקב.
- דוגמה: עובד עבד יום אחד בחודש אפריל ולאחר מכן עזב את העבודה, הדיווח בחודש מאי בגין חודש אפריל יציג את סטאטוס העובד כרגיל וידווח על היקף ההפקדות לעובד בבלוק פיצול הפרשות עובד במוצר. בדיווח שיועבר בחודש יוני ידווח המעסיק על עזיבת העובד ותאריך הסטאטוס של העזיבה. בנוסף, לא ידווח בבלוק "פיצול הפרשות עובד במוצר" בעת דיווח על חל"ת.
- עם החזרה מהחל"ת יש לדווח את חודש החזרה בסטטוס רגיל בהתאם לימי/היקף העבודה, בציון תאריך סטאטוס החזרה לעבודה.
כללי:
- חובה על המעסיק לדווח על עובדים הנמצאים בחל"ת כדי ליידע את הקופה שעל אף שאין הפקדות כספיות, העובד עדיין משוייך לאותו מעסיק, ובכך לוודא שנשמר רצף הפקדות העובד בקופה.
- בהתאם להוראות המבנה האחיד קופה ללא תשלום תדווח עם שכר 0, ללא הפרשות פנסיוניות, אמצעי תשלום "העברה בנקאית".
- מומלץ לפנות לתוכנת השכר של המעסיק, עבור הדיווח הנוכחי או לדיווח בחודש הבא, על מנת להגדיר מראש את הקופות עבורן לא מתבצע תשלום עם אמצעי תשלום – "העברה בנקאית".
- במידה ותכנת השכר לא תוכל להגדיר כך עבור מעסיק יש לעדכן קופות אלה במהלך הדיווח בפורטל, להלן:
- לסמן את כל הקופות הרלוונטיות דרך ה"עדכון גורף":
- לסמן אמצעי תשלום "העברה בנקאית"
- לסמן פרטי בנק מעסיק – באפסים: מס' בנק "000" (שלושה אפסים), מס' בסניף "000", מס' חשבון "00000000000000000000" (20 אפסים)
- אסמכתא "000" (3 אפסים)
- תאריך ערך – תאריך של היום בו מדווח הקובץ למסלקה
- סיום עדכון הגורף
- לאחר העדכון הגורף המערכת מילאה באופן אוטומטי את פרטי הבנק לקופות (אם כי נתונים אלה אינם רלוונטיים לקופות מאחר ולא מתבצע כאמור תשלום לקופה).
בעיות קשורות לקרנות פנסיה
מילוי אחד מהשדות "ימי עבודה בחודש" או "חלקיות משרה" הוא חובה בעת דיווח לקרן פנסיה ותיקה, ללא תלות בסטטוס העובד.
במקרה של הפסקת עבודה או יציאה לפנסיה ניתן למלא את הערך "00" בשדה "ימי עבודה בחודש"
אם חלקיות משרה הינה פחות מ-1%, ניתן לדווח בשדה "ימי עבודה בחודש".
בעיות בשלב בדיווח הפקדות
יש לוודא כי המעסיק ביצע רישום מול מס"ב לקבלת קוד ספקי גמל, וכי התקבל אישור ממוקד המסלקה הפנסיונית כי התהליך הושלם ונפתח קוד מוסד. לאחר מכן תיפתח האפשרות לבחור באפשרות זו.
מומלץ לפנות למוקד שירות הלקוחות להבין מה סטטוס רישום המעסיק לסליקת כספים.
במסלקה יום שישי אינו נחשב ליום עסקים, בעוד שבמס"ב כן.
לכן ניתן לציין את תאריך הערך בדיווח ליום א' הבא ולחתום במס"ב ביום שישי
הכספים יועברו ל"חשבון מעבר" של הקופה. הכספים יושקעו בניירות ערך ויצברו "תשואה כללית" עד לקבלת קובץ הדיווח ושיוך רשימת העובדים לקופה.
הקובץ ימתין לכספים עד שייתקבל התשלום או שיידחה בשל "חוסר בתשלום". השפעות מצב זה:
- אי שיוך כספים לפוליסה לתקופת זמן מסוימת עשוי לגרום לביטול פוליסה/כיסויים ביטוחים
- הוספת רווחי הקרן/הקופה לעמית עם ערך רטרואקטיבי עשוי לבוא על חשבון רווחי יתר העמיתים
מבנה הדיווח השוטף
ממשק הדיווח השוטף מורכב מ – 4 חלקים עיקריים:
- בלוק הכותרת
- בלוק פרטי העברת כספים
- בלוק פרטי תנועות בקופה
- בלוק פרטי תנועות בקופה
בלוק | נושא | מטרה | אלו שדות כולל: | קישור לממשק |
בלוק הכותרת | פרטי הקובץ | פרטים טכניים על הממשק שנשלח, סוג ומבנה הקובץ | סוג הממשק, מספר גירסה ראשי, תאריך ושעת יצירת הקובץ, מספר הקובץ, סוג הממשק | כותרת_קובץ |
נתוני הגורם השולח את הקובץ
| הגדרת נתוני הגורם השולח את הקובץ ופרטי איש הקשר שלו | פרטי זהות הגוף השולח, פרטי התקשרות: טלפון, כתובת דוא"ל, איש קשר, | נתוני_גורם_שולח | |
נתוני הגורם הנמען
| הגדרת נתוני הגורם אליו נשלח הקובץ | פרטי הגורם הנמען | נתוני_גורם_נמען | |
פרטי המעסיק הפונה למסלקה
| הצגת פרטי הקשר של הגוף המייצג את המעסיק הערה: חלק זה של הממשק מיועד לשימוש גורם מתווך בלבד (מסלקה, מנהל הסדר, לשכת שירות) | פרטים מזהים ופרטי קשר של המתפעל/מייצג של המעסיק | ישות_גורם_פונה | |
בלוק פרטי העברת כספים | פרטי הקופה/ח.פ | הצגת סך התשלום ופרטי התשלום שהועבר ממעסיק לקופה | קוד זיהוי קופה/ח.פ לפי קידוד אחיד | פרטי_העברת_כספים |
ח.פ של המעסיק | מספר מזהה של המעסיק | סוג מפקיד, סוג מזהה מעסיק, מס' זיהוי מעסיק | חפ_מעסיק | |
קוד מס"ב | קוד מס"ב | קוד מס"ב | ||
סכום הפקדה כולל | סכום הפקדה כולל – | הסכום הכולל שהופקד לחשבון הבנק של הגוף המוסדי | ||
שם המעסיק ופרטי התקשרות | שם המעסיק ופרטי התקשרות | שם המעסיק, שם פרטי, שם משפחה, מס' טלפון, כתובת דוא"ל וטל' סלולרי של איש קשר | ||
הגדרת סוג הפעולה | פירוט סוג הפעולה שהמעסיק מבקש לבצע בדיווח | ערכים: 1 = דיווח רגיל/שוטף 2= דיווח על תיקון תנועות ללא הפקדה נוספת 3 = דיווח על הפקדה נוספת ותיקון תנועות 5 = בקשה להחזר תשלום על הפקדה ביתר 6 = בקשה לביטול חלקי או מלא של תנועה ללא החזר תשלום למעסיק 8 = דיווח על הפקדה נוספת ללא תיקון תנועות | ||
סוג אמצעי התשלום
| פירוט אמצעי התשלום | ערכים: 1 = העברה בנקאית 2 = המחאה 3 = כרטיס אשראי 4 = שובר תשלום 5 = סליקה באמצעות מסלקה פנסיונית 6= הרשאה לחיוב חשבון/הוראת קבע 7= סליקה באמצעות מס"ב 9= הרשאה לחיוב חשבון של מעסיק על סמך קובץ דיווח שהועבר לגוף מוסדי | ||
פרטי העברת הכספים | סך הפקדה לקופה – | סך הפקדה לקופה, תאריך ערך, מספר אסמכתא | ||
פרטי חשבונות הבנק | פרטי חשבון בנק המעסיק, פרטי חשבון בנק של הקופה, | |||
מספר הזיהוי/מספר המסלקה | ||||
פרטי תנועות בקופה | פרטי הקופה | סוג הקופה – הצגת פרטי קופה/מוצר ביטוח לגביו מעביר מעסיק תשלום | סוג קופה, סוג פנסיה בקרן ותיקה, שם קופה ומס' קופה פנימי אצל מעסיק | |
פרטי עובד | פרטי העובד | הצגת פרטי עובד לגביו מועבר הדיווח | פרטים מזהים ופרטי התקשרות של העובד | |
פרטי חודש משכורת וסטטוס העובד | נתוני העובד בחודש משכורת | הגדרת חודש המשכורת לגביו מועבר הדיווח | חודש שכר, מעמד הפקדה, סוג תקבול, שכח מדווח, סטטוס העובד בחודש השכר, תאריך תחילת סטטוס, חלקיות משרה, ימי עבודה בחודש | |
פיצול הפרשות בקופה | פיצול ההפרשות בקופה | הגדרת רכיב ההפקדה המדווח | סוג ההפרשה: תגמולי עובד/מעביד, פיצויים, אבדן כושר עבודה, שיעור וסכום הפרשה, סך תשלומים פטורים ממס, מס' רשומה קודם | |
בלוק סיכום נתונים |
| סיכום מס' עובדים, הפרשות, קופות, מעסיקים וכיו"ב |
נספח ה'1 - הנחיות למעסיק לעניין אופן חלוקת כספי קופת גמל של עובד
